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Le mandat de Check-up Salaires dans une entreprise de plus de 100 employés, actif à l’international avec gestion des salaires en interne, a consisté en la revue détaillée des salaires d’une année complète.
Le check-up a révélé plusieurs erreurs dues principalement à un manque d’expertise poussée en interne pour traiter les cas particuliers et complexes.
Les actions correctives proposées ont permis d’adresser ces situations avant qu’il ne soit plus possible de le faire (avant le départ d’employés et avant un contrôle AVS ou fiscal).
Les actions correctives proposées ont permis d’économiser plus d’une dizaine de millier de francs. Quelques exemples :
- Plusieurs employés avait atteint l’âge de la retraite mais continuaient à travailler.
Les cotisations n’étaient pas correctement calculées concernant les montants à soumettre à l’AVS et à l’assurance chômage. Les corrections ont permis d’économiser environ 3% de la masse salariale annuelle de ces employés, représentant plusieurs milliers de francs.
- Un employé marié soumis à l’impôt à la source avait quitté le domicile conjugal, mais la séparation par décision judiciaire n’avait pas encore été prononcée.
L’employé traitant les salaires pensait à tort que seul la séparation « officielle » prononcée par la justice était à considérer pour déterminer le barème d’impôt (barème personne mariée <-> personne seule).
Dans le cas où une personne quitte le domicile conjugal, on parle de séparation dite « de fait », la séparation dite « de corps » correspond à la séparation selon décision judiciaire et avec partage patrimonial.
En réalité, la séparation « de fait » doit immédiatement être communiquée par l’employé à son employeur et celui-ci doit en tenir compte pour déterminer l’impôt à la source à retenir à l’employé. L’employé étant toujours salarié, il a été possible d’effectuer une demande de correction auprès des autorités fiscales et de corriger les montants retenus à l’employé. Plusieurs milliers de francs ont ainsi pu être correctement imputés à l’employé. Cette correction a évité que l’entreprise se retrouve débitrice de l’impôt de manière rétroactive envers les autorités fiscales et avec le risque de ne pas pouvoir déduire ces montants à l’employé si celui-ci avait dans l’intervalle quitté l’entreprise.
- Les propositions d’optimisation et les recommandations ont également permis des économies et une amélioration importante de l’efficacité.
Par exemple, l’assurance perte de gain en cas de maladie peut être optimisée en conservant une bonne couverture salariale pour les employés tout en diminuant de manière importante les cotisations en modifiant le contrat pour que certains avantages non périodiques en soient exclus.
Les cotisations à cette assurance ont pu être réduite pour les années futures d’environ 15% à 30% selon les estimations du mandant et ce tout en conservant une bonne couverture des salaires périodiques des employés.